So gelingen hybride Meetings – eine Anleitung für Unternehmen
Virtuelle Meetings sind fast Normalität. Die Grundfunktionen der diversen Tools kennen wir mittlerweile alle. Allerdings gibt es immer noch ein paar Stolpersteine, wenn die Meetings hybrid sind. Wenn also ein paar Leute im Konferenzraum des Coworking-Spaces zusammensitzen und andere aus dem Homeoffice oder Kunden aus ihrem Unternehmen heraus zugeschaltet werden. Denn dann fühlen sich alle virtuell Teilnehmenden schnell ausgeschlossen und nehmen oft gar nicht richtig teil. Doch das kann man mit ein paar Tricks verhindern.
Was zu beachten ist, wenn Meetings hybrid reibungslos ablaufen und alle integrieren sollen, erfahrt ihr hier.
1. Vorab informieren
Vorabinfos steigern immer die Effizienz von Meetings. Denn wer vorbereitet ist, hat sich schon Gedanken gemacht und kann direkt loslegen. Speziell für die von außen Zugeschalteten sind sorgfältige Handouts oder Präsentationen wichtig. So geht nichts unter – auch wenn die Aufmerksamkeit oder Technik mal versagt, bleibt man auf dem Laufenden. Genauso wichtig: eine detaillierte Dokumentation des Meetings im Anschluss. Wurde etwas nicht richtig verstanden, können alle Beteiligten den Sachverhalt noch einmal nachlesen.
2. Gute Technik mit Support
Je komplizierter die Konstellation, desto sorgfältiger sollte die Technik geplant werden. Wenn Orte und Internetverbindungen variieren, müssen Mikrofone, Lautsprecher und Kameras leistungsstark sein. Auch Unterbrechungen, schlechte Verbindungen oder eingefrorene Bilder stören den Ablauf. Finden hybride Meetings häufiger oder über einen längeren Zeitraum statt, bietet es sich deswegen an, einen Vertrauten für Technik-Probleme zu benennen. So kann bei Störungen schnell Abhilfe geschaffen werden.
Im Coworking-Space selbst ist das meist kein Problem, denn dort sind die technischen Voraussetzungen gegeben. Aber auch den Zugeschalteten muss jemand im Bedarfsfall Tipps geben können.
3. Strikt nach Agenda
Ist ihr Meeting per Agenda strukturiert, wird es für alle übersichtlicher. Alle wissen jederzeit, was bereits behandelt wurde und was noch folgt. Auch Pausen und ungefähre Endzeiten können so besser eingeplant werden. Für online Teilnehmende ist das wichtig, da oft größere Hemmschwellen bestehen, das Meeting bei Bedarf zu unterbrechen oder sich kurz für eine Bio-Pause zu verabschieden. Mit einer Agenda ist es zudem einfacher, die Zugeschalteten bewusst einzubinden und ihnen eventuell das Recht einzuräumen, zuerst zu sprechen. So ist sichergestellt, dass niemand außen vor bleibt.
4. Tools wirklich nutzen
In Präsenz setzen wir Flipcharts ein oder reichen Material herum. Bei hybriden Meetings geht das auch – wenn man die Möglichkeiten der Tools wirklich nutzt. Anstelle des Flipcharts können beispielsweise digitale Whiteboards (zum Beispiel Microsoft Whiteboard oder Miro) bearbeitet werden, die für Zugeschaltete gut sichtbar und interaktiv beschreibbar sind.
Statt ans Flipchart zu kritzeln, pinnt man Kommentare oder Notizen an. So können alle gemeinsam Ideen sammeln. Oft sogar besser als bei der manuellen Variante. Zudem sind die Ergebnisse gleichzeitig digital dokumentiert und teilbar.
Grundsätzlich sind hybride Meetings durchaus gut machbar und in Zukunft sicher auch kein Problem mehr. Denkt einfach daran, den Zugeschalteten mehr Aufmerksamkeit zu widmen, sie gut zu informieren und die Distanz durch bewusste Ansprache zu verringern. Denn wo Mimik, Gestik und persönlicher Kontakt fehlen, muss Kommunikation ein bisschen geplanter und achtsamer stattfinden, um zu funktionieren.